Zarządzanie Majątkiem

Inwentaryzacjia wspomagana komputerowo, czyli nowoczesne technologie w zarządzaniu majątkiem trwałym

Inwentaryzacja to kłopot. Tradycyjne metody zarządzania majątkiem.

Obowiązujące prawo, jak powszechnie wiadomo, nakłada na wszystkie jednostki administracyjne obowiązek okresowego inwentaryzowania majątku. Każdy, kto kiedykolwiek był zaangażowany w przeprowadzenie inwentaryzacji wie, ile kłopotów może sprawić taki proces.

Precyzyjne działanie administracji zostaje zaburzone. Tych problemów nie sposób uniknąć nawet w najlepiej zorganizowanej jednostce. Są one bowiem spowodowane samym ogromem pracy, wynikającym z mnogości sprzętów, mebli i urządzeń wchodzących w skład majątku trwałego.

Tradycyjne zarządzanie majątkiem jest mało efektywne, a obowiązki z nim związane stają się żmudne, czasochłonne i powodują oderwanie od codziennych zajęć.

Cykl życia składnika majątku.

Każdy środek trwały posiada swoją indywidualną historię w organizacji. Jej naturalnym początkiem jest wytworzenie lub zakup, który w ewidencji musi zostać odnotowany jako przyjęcie. Dopiero od tego punktu rozpoczyna się życie składnika w sensie formalnym. Przepisy prawne i wewnętrzne regulacje właściciela wyznaczają obowiązek nadzoru, obliczania amortyzacji, czy odnotowywania usług serwisowych.

Już pierwszy etap życia składnika majątku może stać się momentem, w którym nastąpi błąd, powodujący konsekwencje w przyszłości. Podczas przyjęcia dokonuje się ocechowania przedmiotu, tworzy się dokumenty potwierdzające przyjęcie, dokonuje się również archiwizacji faktur czy też gwarancji.

Tej czynności dokonuje się ponieważ ważne dokumenty zostają często w toku użytkowania zagubione, co uniemożliwia dokonanie napraw serwisowych, zapoznanie się z instrukcją obsługi lub zapewnienie dostawy odpowiednich materiałów eksploatacyjnych.

Specyficznym, cyklicznie dokonywanym działaniem jest inwentaryzacja. Jak już zostało wspomniane stanowi ona czynność żmudną i czasochłonną. Tradycyjnie przeprowadzana grozi powstawaniem trudnych do odnalezienia błędów, których korekta wymaga dodatkowej pracy.

Najczęstszymi z nich są pomyłki w ręcznym uzupełnianiu arkuszy spisu. Wynikają one niejednokrotnie z problemów z identyfikacją przedmiotów. Główną przyczynę stanowi nietrwałe i nieprecyzyjne oznakowanie środków.

Jak zagwarantować sobie spokojny sen. Metody rozwiązywania problemów w zarządzaniu majątkiem.

Istnieją jednak metody pozwalające na uniknięcie tych kłopotów. Najskuteczniejszą z nich jest wykorzystanie wspomaganego komputerowo zarządzania majątkiem trwałym. Nowoczesne przetwarzanie informacji zapewnia błyskawiczne umieszczenie odczytanej informacji w bazie danych oraz jednoznaczną identyfikację i porównanie jej ze stanem księgi inwentarzowej.

Daje to pełną kontrolę przepływu i poprawności umiejscowienia przedmiotów. Natomiast tworzenie raportów zbiorczych, zamiast kilku pracowitych godzin zajmuje tyle czasu co jedno kliknięcie.

Jeszcze jedną zaletą inwentaryzacji wspomaganej komputerowo jest jej niezależność od wielkości firmy czy urzędu. Wszystkie składniki majątku dodawane są do bazy równie szybko i trafnie, bez względu na to, czy cała organizacja mieści się w jednym pomieszczeniu, czy też posiada wiele rozproszonych oddziałów.Łączność z bazą danych odbywa się bowiem z dowolnego miejsca, a w tej samej chwili z na bieżąco aktualizowanej bazy informacji może korzystać dowolna liczba użytkowników.

Technika naszym przyjacielem. Czyli sprzętowe wsparcie zarządzania własnością.

Rozwiązania informatyczne to nie wszystko. Aby system mógł przetwarzać informacje, trzeba mu je dostarczyć. Do tego celu niezbędne jest wsparcie sprzętowe zapewniające szybkie nadanie, pobranie i przesłanie indywidualnych oznaczeń.

Służą temu poręczne kolektory danych oraz funkcjonalne drukarki etykiet. Rozpoznanie składnika majątku umożliwiają drukowane przez nie kody kreskowe. Każdy z nich zawiera indywidualną informację, która zostanie jednoznacznie przypisana przez system do danego przedmiotu.Oznaczenie przedmiotu jest odczytywane i przekazywane do systemu przez wygodne i poręczne kolektory danych.

Posiadają one zróżnicowaną ilość pamięci na odczytane dane, diodowe i laserowe metody odczytu kodu kreskowego, czytelne wyświetlacze oraz wygodne klawiatury. Wszystkie sprawdzą się idealnie podczas przeprowadzania spisów z natury.

Świt nowej ery – rewolucja RFID.

Jednym z najnowszych rozwiązań w obszarze automatycznej identyfikacji jest RFID (ang. Radio Frequency Identification). Identyfikacja za pomocą fal radiowych jest nowoczesną technologią pozwalającą na zdalny odczyt danych z identyfikatorów zlokalizowanych w odległości nawet kilku metrów od czytnika. Uzyskujemy w ten sposób automatyczne pobieranie informacji bez ich bezpośredniej widzialności: spod warstwy zabrudzenia, farby, lodu, przez obudowę itp.

Rozwój RFID pozwala na uzyskanie odczytu poprzez znaczniki pozbawione własnego zasilania i kosztujące zaledwie kilka złotych. Niezbędnym uzupełnieniem kompletnego systemu RFID są urządzenia czytające dostępne w postaci bramek, czytników stacjonarnych, ręcznych oraz głowic do terminali przenośnych.

Główną zaletą jest możliwość identyfikacji wielu znaczników jednocześnie, np. podczas przenoszenia sprzętów z magazynu przez bramkę z czytnikiem.

Wprowadzenie tej technologii do procesów inwentaryzacyjnych zmieni całkowicie oblicze tego aspektu działania administracji. Wyobraźmy sobie, że czytniki kodów RFID zamontowane są na każdych drzwiach w siedzibie jednostki. Oznacza to, że system będzie otrzymywał ciągłe informacje o przemieszczeniach składników majątku, a pojęcie spisu z natury pozostanie tylko i wyłącznie uwarunkowaniem prawnym.

Ogrom możliwości przy prostej obsłudze.

Jednym z dostępnych na rynku systemów wspomaganego komputerowo zarządzania majątkiem trwałym jest STOCK. Stanowi on narzędzie, które między innymi odpowiada na wszelkie niedogodności tradycyjnej inwentaryzacji, a zarazem skraca jej czas do minimum.

System ten współpracuje ze wszystkimi urządzeniami odczytującymi kody kreskowe, umożliwiając przy tym jednoczesną pracę większej liczby użytkowników i przetwarzanie dowolnej liczby składników majątku.

Tym, co wyróżnia system STOCK spośród innych rozwiązań, jest niespotykana czytelność i intuicyjność obsługi, sprawiająca, że nawet początkujący użytkownik bez trudu i wysiłku realizuje wszystkie niezbędne zadania.

Aplikacja STOCK jako jedyne narzędzie do nowoczesnej inwentaryzacji dostosowana jest do obsługi poprzez przeglądarkę internetową i umożliwia praktyczną realizację wszelkich założeń idei efektywnego zarządzania majątkiem.